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Cette note est rédigée avec les Cabinets d'Expertise Comptable SAS ACEC FAUCHER FERRIER et Associés et ACEC GECO ZENITH.

 

La loi de finances pour 2016 a inséré de nouvelles obligations en matière de logiciel de caisse, logiciel de comptabilité et logiciel de gestion.

 

Certaines précisions de l'administration fiscale ont été publiées au cours de l'été 2018 (BOI-TVA-DECLA-30-10-30).

 

Champ d'application

 

Toute personne assujettie à la TVA doit « lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données […], attestées par un certificat […] ou une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration ».

 

2.Fonctionnalité de caisse

 

Elle est caractérisée par la mémorisation des données de règlement des clients particuliers.

Est concerné tout logiciel, quelle que soit sa qualification, qui dispose d'une fonctionnalité de caisse.

Un logiciel de facturation qui permet de suivre les règlements des clients sans déclencher d'écriture comptable est dans le champ d'application du texte.

 

3.Opérations concernées / exclues

 

Seules les opérations réalisées avec des particuliers sont visées.

- Sont exclues du champ d'application, les opérations :

entre assujettis à la TVA (BtoB) ;

1 - réalisées par des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise de TVA ;

2 - réalisées par des assujettis effectuant seulement des opérations exonérées de TVA.

Les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et non assujettis (particuliers) relèvent du dispositif. Une seule opération suffit pour imposer la certification du logiciel.

- La délivrance d'une facture à un particulier n'exonère pas l'assujetti du respect de la réglementation.

 

4.Le recours au système informatisé

 

L'utilisation d'une caisse enregistreuse certifiée ou assortie d'une attestation n'est pas obligatoire à compter du 1er janvier 2018.

L'utilisation d'une caisse « mécanique », d'un livre ou d'un agenda de caisse papier reste possible.

N'est pas soumis à cette obligation tout assujetti qui suit ses encaissements uniquement à l'aide d'un facturier ou d'un journal de caisse papier ou bien d'un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte etc.) utilisé seulement pour rédiger des factures sans mémoriser les données.

 

Nota : Il est donc toujours possible de rédiger des factures à l'aide d'un tableur ou d'un traitement de texte, à condition de ne pas mémoriser le fichier correspondant pour un enregistrement comptable ultérieur. Le tableur/fichier texte est utilisé comme le modèle type de facture. Seule l'impression papier constitue l'original de la facture.

 

5.Précisions sur la conservation des données

 

Conservation de toutes les données enregistrées dans le logiciel de caisse pendant 6 ans ;

Conservation en ligne ou sur un support externe.

 

6.Précisions sur l'archivage des données

 

?L'archivage a pour objet :

?de constituer des copies de données sur un support informatique pérenne de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système ;

1de figer les données et de donner une date certaine aux documents archivés.

?La réalisation de l'archivage est de la responsabilité de l'assujetti.

1Périodicité de l'archivage : au minimum une fois par an ou par exercice.

 

7.Rappel sur la distinction certificat / attestation

 

Le certificat est délivré par un organisme accrédité à l'éditeur de logiciel qui vous remet une copie de celle-ci.

L'attestation est nominative et, est délivrée par l'éditeur à votre profit.

 

8.Contrôles et sanctions

 

Le contrôle s'exerce dans le cadre de la procédure dite de contrôle inopiné et dans le cadre d'une vérification de comptabilité.

La non-présentation du certificat ou de l'attestation conduit à une amende de 7 500 euros par logiciel.

L'assujetti dispose d'un délai de 30 jours pour produire le document ou formuler ses observations.

 

Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous apporter tout conseil complémentaire en la matière.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.

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